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구매사 회원가입은 어떻게 해야 하나요?

먼저 아이피스와 귀사간 법인 계약이 체결 되어야 합니다. 구매사의 사용자는 n개까지 등록이 가능하며 1명의 Admin User(관리자) 와 n명의 일반유저가 등록이 가능합니다.구체적인 사항은 당사 전략영업팀 또는 고객센터로 전화하시어 담당 영업과 협의하시고, 협의 이후 귀사에서 사용하실 수 있는 ID와 PW를 일괄로 등록 해 드리면, 로그인 후 PW를 변경하여 사용하실 수 있습니다. Admin user는 아이피스에서 등록을 대행하며, 일반유저는 아이피스 사이트에서 등록신청하고 Admin User가 당사 시스템에서 승인하면 바로 사용할 수 있습니다.

ID, PW는 어떻게 찾나요?

당사 사이트 메뉴 중 [ID/PW찾기]를 클릭하시고 정확히 입력 후 확인 버튼을 클릭 하십시요. 사이트에서 조회가 되지 않으실 경우 고객센터 (1577-0377)로 문의하시면 신속하게 응대 해 드립니다.

BEST-i를 최적으로 사용하기 위한 시스템 환경은 어떻게 됩니까?

Explorer7.0 이상(한글), OS (Windows XP 이상), 해상도 1024*768 이상입니다.

1) 거래명세서 등이 출력되지 않는 경우는 아래 프로그램이 미 설치되는 경우에 자주 발생하오니, 아래 프로그램을 다운 받아 주세요. 자동 설치가 되지 않을 경우 수동 설치 바랍니다.

[WiseUX 다운], [아크로벳 리더 다운]

2) 해상도의 조절은 [시작] 메뉴의 [설정]-[제어판]-[디스플레이]를 선택하시면 [디스플레이 등록정보]가 나타납니다. 이곳에서 [설정]의 해상도를 1024*768로 선택하시면 됩니다.

상품 검색은 어떻게 하나요?

검색어의 경우 like 기능을 제공함으로, 일부 단어를 입력하는 것만으로도 원하는 검색결과를 얻을 수 있어 확장된 검색 기능을 제공받을 수 있습니다.

1) [주문관리> 주문생성] 메뉴로 이동하여, "품명"에 검색어를 입력합니다.

2) 상세검색: 품목코드 / 품명/ 규격/ 제조사 / 모델번호/ 협력사 등 상세한 조건으로 원하시는 상품을 검색할 수 있습니다.

사이트에 없는 상품은 어떻게 주문하나요?

주문하고자 하는 품목이 사이트에 없을 경우, 아이피스에 신규 품목으로 요청 할 수 있고, 요청과 동시에 긴급하게 주문해야 할 경우 "자동 발주" 를 요청하면 상품 등록과 함께 자동으로 발주됩니다.

1) 사이트에 없는 상품을 요청할 경우, 로그인 후 [신규품목요청 > 신규품목 요청]로 이동 후 본문 하단의
[행추가]를 클릭합니다.

2) 구매하시고자 하는 상품의 정보 (품명, 규격, 단위)를 입력하시고 [요청]버튼을 누르시면 상품요청이 완료됩니다.

3) 등록됨과 동시에 바로 수령을 원할 경우, 우측에 있는 [자동주문]을 선택하면 신규등록 요청하신 품목이 주문 가능할 상태가 될 때 자동으로 주문이 생성 됩니다.

주문은 어떻게 하나요?

주문 절차는 다음과 같습니다.

1) 로그인 후 검색 후 [카트담기]를 클릭합니다.

2) [주문Cart]메뉴에서 납품에 필요한 정보 (주문수량, 희망납기일, 인수자 정보, 납품 장소, 예산부서)를 입력 합니다. 정보 입력시 품목코드별로 개별 입력하실 수 있고, 카트의 전 상품에 대해 일괄적용이 가능한 [주문정보일괄적용] 기능이 있습니다.

3) [주문Cart] 내용을 확인 후 [주문]버튼을 누르시면 주문이 생성됩니다.
이 때, 결재상신이 필요하거나 예산을 사용하는 부서의 경우, 장바구니에서 주문 생성시 [결제 요청 팝업]이 자동으로 뜨면서 관련 내용을 입력할 수 있도록 자동으로 제공 됩니다.

주문에서 선입고여부는 무엇인가요?

선 입고여부란 주문자가 긴급으로 필요할 경우 주문 없이 먼저 배송 받는 것으로, 공급사에 오프라인으로 요청하여 미리 품목을 인수하고 후에 주문을 넣는 방식입니다. 주문일자를 현재일보다 이전으로 지정하여 진행할 수 있습니다.

WMS (재고관리)가 무엇입니까?

원하시는 구매사에 한하여 제공 해 드리는 기능으로, 구매사가 사내에 보유중인 소모품의 정확한 갯수를 인지하고, 이에 불필요한 추가 주문을 막고 필요한 품목에 대해서는 미리 주문이 가능하게 함으로, 구매사의 품목에 대한 재고관리 및 계획구매가 가능하도록 하는 기능입니다.

방법은 다음과 같습니다.
구매사는 품목별로 현 재고수량을 입력하고, 타 부서에 품목을 전달하면서 발생하는 출고수량 및 주문하면서 추가되는 입고 수량 등을 수작업으로 입력합니다. 입력된 데이타는 시스템으로 축적되며, 수기로 관리하면서 발생하는 비 정확성이나 번거로움이 제거 됩니다.

결재는 어떻게 하며, 결재 경로 관리는 무엇인가요?

결재를 사용하는 구매사의 경우, 장바구니에서 주문 생성시 [결재 요청 팝업]이 자동으로 뜨면서 관련 내용을 입력할 수 있습니다. (결재기능은 고객사 단위로 지정하여 사용 여부를 선택함)

1) 결재 경로 관리 기능 : 주문전에 자주 사용하는 결재 경로를 사전에 등록할 수 있는 기능으로, 결재 경로를 입력해 놓게 되면 주 결재 경로가 디스플레이되어 결재 상신을 편리하게 진행할 수 있습니다.

2) 결재 현황 조회 : 기결함, 미결함, 상신함을 통해 관리자 또는 결재자가 승인하거나 반려한 주문건을 조회할 수 있습니다.

3) 문서 첨부기능 : 결재권자가 참조할 수 있는 기안이나 관련 문서를 중요도 체크와 함께 첨부할 수 있습니다.

예산관리 및 예산은 어떻게 사용되나요?

구매사는 부서별로 무분별한 구매를 막고 계획적인 예산 활동을 위하여 회사전체 또는 부서별로 예산금액을 책정하여 운영할 수 있습니다. (사용자별 책정 불가) 예산을 사용할 경우 필수로 예산담당자 1명을 지정하게 되며, 지정된 예산담당자를 통해 예산 사용내역 조회 및 예산 수정이 가능합니다. 예산이월 및 전체 예산 수정이 필요한 경우, 아이피스에 연락 주시면 됩니다.

1. 로그인 후 [Admin> 예산관리]에서 [행추가] 버튼을 클릭하고 예산을 등록 합니다.

2. 주문 시 예산을 사용하는 부서의 경우, [예산 체크 팝업]이 뜨면서 관련 내용을 입력할 수 있도록 제공 됩니다.

예산 이월은 어떻게 하나요?

예산이월 및 전체 예산 수정이 필요한 경우, 아이피스에 해 주시면 즉시 처리 해 드립니다.

주문 수정이 가능한가요?

주문수정이나 취소는 협력사의 납품생성 이전 단계에서만 가능합니다.

1. 주문수정 범위
- 주문 수량을 줄이거나 희망납기일 등을 수정할 수 있습니다.
- 수량의 경우 감소(-)만 가능하며, 증가(+)는 되지 않습니다. 수량 증가를 원할 경우 추가 주문으로 해결할 수 있습니다. 또한 결제금액이 늘어날 수 없으므로, 별도의 재 결재과정은 추가로 진행되지 않습니다.

2. 주문수정 절차
1) [주문관리 >주문조회/수정] 로 이동 후, 주문이력을 검색합니다.
2) 주문 취소를 원하는 주문번호 클릭하고 주문상세정보를 팝업으로 확인 합니다.
3) 수량을 조정하시거나 납기일을 변경하면 됩니다.

주문 취소는 어떻게 하나요?

주문수정과 동일하며, 단 0개로 수량 조정이 불가하므로, 해당 주문번호를 삭제함으로 주문취소가 가능합니다.

주문 및 결재상신을 상태별로 볼 수 있나요?

[주문관리 > Order Tracking]을 통해 주문 상세 정보를 확인할 수 있고, [결재함> 미결함/기결함/상신함]에서 결재 상세 상태를 확인 가능합니다. 결재를 득한 경우에 주문건은 [주문생성]으로 상태가 변경 됩니다.

결제방식은 어떻게 되나요?

BEST-i는 월합결제 (월에 한번만 후불의 형태로 현금으로 입금하는 방식)을 취하고 있으며, 카드결제, 무통장 입금 등은 불가 합니다.

배송비가 무료인가요?

구매사가 구입하신 전 품목은 구매 금액에 관계없이 모두 무료로 배송 해 드리고 있습니다.

주문상품에 대한 배송 기간은 어떻게 되나요?

사무용품/탕비용품/전산용품 등 소모성 자재 : 익일배송
생산소모성자재(시장표준품/규격품) : 3일이내 배송
주문제작 : 5~6일 기한에 맞춰 배송하고 있습니다.
( ※ 계약 당시 사전 협의 진행)

배송은 어떤 방법으로 진행됩니까?

총무성 및 사용관련 품목은 아이피스에서 대부분 직송을 하며, 현장 생산소모성자재는 협력사에서 직접 배송하고 있습니다.

배송/미배송 현황을 알고 싶어요

[주문관리 > Order Tracking]에서 "주문상태=납품생성"의 주문건의 경우 배송이 진행되고 있는 상태이며
'주문상태 = 납품생성 완료"는 배송이 완료된 것을 의미 합니다.

주문상품중에 일부가 도착하지 않았습니다.

동시에 여러가지 상품을 주문하셨더라도 상품의 종류에 따라 협력업체가 상이하여 배송을 별개로 받아보실 수 있습니다.
Order Tracking메뉴에서 건별 주문상태 확인이 가능하며 긴급한 배송건의 경우에는 고객센터 혹은 고객도우미에게 연락주시면 배송 예정가능일을 안내받으실 수 있습니다.

상품수령후 수령확인 처리가 필요하나요?

네, BEST-i에서는 기본적으로 구매사의 주문자/입고처리자가 아이피스 시스템을 통해 입고처리를 하여야 합니다. (물품인수시 입고처리)

1) 입고 처리 기능
배송이 되지 않았음에도 입고 확정 되는 경우를 막기 위하여, 구매사는 수령한 품목별로 수동으로 입고 처리를 확정할 수 있습니다. (입고/정산 관리 > 미입고 현황 > 입고처리 버튼 클릭)

2) 입고 취소 기능
미 입고된 품목에 대해서도 입고 취소가 가능합니다. (입고/정산 관리 > 입고 현황 > 입고취소 버튼 클릭)

정산내역은 어떻게 조회하나요?

월 1회, 구매사가 계약한 날짜 (보통 매월 말일) 기준으로 입고 처리된 건에 대해 매입 마감 정산을 확정하는 것으로, 구매사는 정산을 확정해야만 세금계산서가 발행 받으실 수 있습니다. 또한 확정된 정산 내역을 바탕으로 계산서가 발행 되므로, 계산서에서 제외 필요성이 있는 품목이 있을 경우 아이피스 정산 담당자에게 전화 부탁 드립니다.

1. 매입 확정
매입 확정여부란 구매사가 인수한 품목 중 “해당월에 정산을 목적으로 마감처리 할 것을 의미하며, 협력업체가 납품하여 이미 입고처리가 완료되었지만, 구매사 상황에 따라 마감에서 제외가 필요한 품목의 경우, 마감확정에서 제외하면 됩니다. (입고/정산 관리 > 매입 확정에서 [확정] 버튼 클릭)

2. 정산 현황 조회
마감한 정산건에 대해 월별 데이터 조회가 가능하며, 계산서 발행기준 데이터와 동일한 정산 화면을 확인할 수 있어 정확한 정산 집계가 가능합니다. (입고/정산 관리 > 정산 현황에서 [조회] 버튼 클릭)

주문취소는 어떻게 하나요?

주문수정이나 취소는 협력사 납품생성 이전 단계에서만 가능합니다.

1. 주문수정 범위
- 주문 수량을 줄이거나 희망납기일 등을 수정할 수 있습니다.
- 수량의 경우 감소(-)만 가능하며, 증가(+)는 되지 않습니다. 수량 증가를 원할 경우 추가 주문으로 해결할 수 있습니다. 또한 결제금액이 늘어날 수 없으므로, 별도의 재 결재과정은 추가로 진행되지 않습니다.

2. 주문수정 절차
1) [주문관리 >주문조회/수정] 로 이동 후, 주문이력을 검색합니다.
2) 주문 취소를 원하는 주문번호 클릭하고 주문상세정보를 팝업으로 확인 합니다.
3) 수량을 조정하시거나 납기일을 변경하면 됩니다.

교환반품은 어떻게 하나요?

교환 반품 처리는 구매담당자와 협의하에 오프라인으로 처리합니다.